歸檔具體要求
1．歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
2．歸檔的文件材料必須是原件。如果是傳真件等不易保存的材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。
3．存檔的文件、材料應(yīng)該按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要的特征及文件內(nèi)容進行科學(xué)分類、立卷和編目編號。
4．檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成分，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的時間系統(tǒng)的排列，按順序編號，填寫卷內(nèi)目錄。目錄各項必須填寫清楚，字跡工整、清晰，裝訂整齊。
5．檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進行排列，密不司分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后；證件在前、附件在后；印稿在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其他文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
6.文件歸檔份數(shù)。一般歸檔一份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔兩份或三份。對無保存價值和重分文件，需要辦理銷毀手續(xù)。
7．歸檔時間。部門或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。
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